COME ORGANIZZARE FILE E CARTELLE SUL PC

4 consigli per organizzare file e cartelle sul tuo computer

Io non ti conosco ma provo ad indovinare: anche tu scarichi file dalla rete e li lasci a giacere nella cartella dei Download?

Oppure salvi tutti i tuoi documenti sul Desktop, tanto che non si vede più lo sfondo che hai scelto?

Ti do 4 consigli da mettere in pratica subito per organizzare al meglio file e cartelle sul tuo computer.

Hai mai perso del tempo prezioso cercando un file smarrito nel caos del tuo computer?

Tremi ogni volta che il tuo computer ti avvisa che “lo spazio di archiviazione è quasi terminato”?

Il tuo pc ci mette una vita ad accendersi ogni mattina?

Questi sono tutti segnali di un problema:

i tuoi file sono troppi e/o in disordine.

Ora che ti ho dato la diagnosi, ti do anche un paio di notizie, una buona e una buonissima!

La notizia buona: la situazione è facilmente risolvibile e tra poco ti darò qualche consiglio per farlo!

La notizia buonissima: la situazione, seguendo i consigli che ti darò, sarà risolta definitivamente. A patto che tu ci metta un po’ di costanza nel mantenere il risultato che otterremo.

Andiamo al sodo!

Sì, lo so e ti capisco: organizzare i file sul PC può sembrare un compito terribilmente noioso.

Immagina… io sono spesso in giro e devo mantenere puliti ed ordinati un fisso e un portatile (santo archivio digitale!)

Però, ti confesso che, seguendo alcuni semplici consigli, questa attività diventerà efficiente e veloce, specialmente se inizi subito a farla.

In questo post vedremo proprio come iniziare a gestire i tuoi documenti digitali in modo efficace.

Immagino che tu, al momento, parta da una situazione del genere…

Ho indovinato?

Quando ho iniziato a lavorare nel digitale, lo facevo anche io!

Finché un mio insegnante di grafica, Matteo, simpatico e molto concreto, mi disse:

“Immagina una scatola: dentro ci sono tutte cose importanti e fondamentali per te e tu continui a poggiare oggetti più o meno pesanti sul coperchio! Come farai ad aprire la scatola?”

All’epoca, alla me poco più che ventenne che muoveva i primi passi nella rete, tutto questo sembrò una vera rivelazione (ancora oggi… grazie, Matteo!)

Immagina il tuo desktop come il coperchio di una scatola!

Tu lo riempi di file e cartelle: come pensi che la scatola/pc si possa aprire???

Il posto di file e cartelle è all’interno della scatola!

CONSIGLIO N. 1

Apri la cartella DOCUMENTI e all’interno crea le cartelle che ti servono per raccogliere i file sparpagliati nel tuo pc.

Potresti, ad esempio, creare queste cartelle:

  • PERSONALE
  • LAVORO
  • PROGETTI

Ora procedi a creare la struttura della tua organizzazione.

Come si fa?

Creando delle SOTTO-CARTELLE in ogni cartella.

Ti faccio un esempio preso dal mio pc:

  • PERSONALE
    • TIZIANA
      • [Tiziana] Documenti di riconoscimento
      • [Tiziana] Documenti vari
    • FILIPPO
      • [Filippo] Documenti di riconoscimento
      • [Filippo] Documenti vari
    • ALESSANDRO
      • [Ale] Documenti di riconoscimento
      • [Ale] Documenti vari
    • 730 e TASSE
      • 2023
        • [Tiziana] Ricevute + Scontrini + Tasse 2023
        • [Filippo] Ricevute + Scontrini 2023
        • [Ale] Ricevute + Scontrini 2023
      • 2022
    • FOTO
      • 2023
        • Vacanze al mare
        • Vacanze in montagna

Come vedi, la cartella principale è sempre “PERSONALE”, ma all’interno contiene una serie di documenti divisi per MACRO-CATEGORIE che possono essere l’anno, la tipologia di documento, ecc.

“Ma perché ripeti il nome sulle sotto-cartelle, se sono già nella cartella con il tuo nome?”

Questa domanda me la fanno sempre! Ti spiego tra un attimo!

Una volta creata una struttura di massima, passiamo alla fase B: riempirla dei rispettivi file.

Qui serve tutta la tua pazienza e collaborazione: devi metterti a spulciare documento per documento e smistare ogni file nella sua cartella giusta.

A quel punto, avrai un PC ordinato e organizzato!

CONSIGLIO 2: nomina le cartelle e i file in modo chiaro, univoco e funzionale

Questo ti farà risparmiare tanto tempo quando andrai a cercare ogni documento.

Un esempio?

Se scansiono (o scannerizzo… ma questo termine non mi piace, anche se l’Accademia della Crusca lo avalla) la mia carta d’identità, è meglio che la nomini CARTA_IDENTITA’_TIZIANA.pdf piuttosto che semplicemente documentotiziana.pdf

In questo modo, senza aprire il file, saprò di che documento si tratta!

Per i documenti di lavoro, vale la stessa regola.

Se io so che la mia VISURA CCIAA ha validità di 6 mesi, posso nominare il file in da trovarlo subito e, in più, avere anche ulteriori informazioni importanti:

invece che CO.SE- visura.pdf posso utilizzare il nome CO.SE_visuraCCIAA_scad_30-06-2024.pdf

In questo modo avrò sempre sotto controllo la scadenza del documento.

CONSIGLIO 3: riserva una o due ore settimanali alla pulizia della cartella download

Questa povera cartella è il ricettacolo della qualunque.

Qualsiasi file venga scaricato finisce lì e lì giace nei secoli!

Non va bene per due motivi:

  1. potrebbe essere un file importante: perché lasciarlo “buttato” nei download?
  2. sul pc devono essere presenti i file necessari e importanti: se un documento non serve, va eliminato! La memoria del tuo hard disk non è infinita!

Ogni settimana dedica una o due ore al controllo dei file.

Verifica che ti servano davvero e, in questo caso, archiviali nella cartella giusta.

Se non ti servono, eliminali.

Il tuo pc è come la tua casa: se raccogli tutto, mantieni tutto, non elimini niente… prima o poi finirai per vivere in una vera e propria discarica.

CONSIGLIO N. 4: per avere tutto sotto controllo, utilizza un “Desktop Organizzato”.

Guarda questa immagine…

Ti piacerebbe avere un desktop così?

Bello, vero? E soprattutto molto funzionale!

C’è spazio per tutte le cose importanti e potrai avere i file che ti servono con maggiore frequenza a portata di mano.

Guarda un esempio pratico…

“Sì, ma allora la storia della scatola e del coperchio pieno di oggetti???”

E infatti: è una giusta osservazione!

Quelle cartelle che tu andrai a posizionare sul desktop, però, non sono vere cartelle ma, più che altro, “cartelle immaginarie”.

Mi spiego meglio! Tu seguimi.

Clicca col tasto destro su una delle cartelle che hai creato nei Documenti.

Ti comparirà una finestra con varie voci:

se hai un MAC vedrai anche “CREA ALIAS”, se hai un PC avrai la voce “INVIA A” e lì dovrai scegliere la sotto-voce “Desktop (crea collegamento)”

In questo modo avrai creato delle cartelle “virtuali” collegate direttamente alle cartelle originali, che potrai posizionare sul desktop senza appesantire la funzionalità del tuo computer.

Anche lì vale la regola aurea: metti sul desktop solo le cartelle che servono.

Non creare un cimitero inutile di ALIAS che non utilizzerai mai!

Ora posso risponderti anche alla domanda che mi hai fatto prima:

“…perché, spesso, ripeti il nome della cartella nella sotto-cartella?”

Immagina che io voglia avere sempre a portata di mano i miei documenti di riconoscimento.

Nella mia cartella “PERSONALE” ho creato una sotto-cartella “TIZIANA” e, al suo interno, una ennesima sotto-cartella “DOCUMENTI DI RICONOSCIMENTO”.

Se io creo un ALIAS della cartella DOCUMENTI DI RICONOSCIMENTO non saprò di chi sono i documenti, a meno che non mi metterò ad aprire la cartella ogni volta.

Nominando la sotto-cartella “[TIZIANA] DOCUMENTI DI RICONOSCIMENTO”, invece, saprò subito che si tratta dei documenti miei.

Il desktop organizzato è infinitamente personalizzabile, tanto nella distribuzione degli spazi (sul mio, ad esempio, c’è una foto con mio marito e mio figlio che mi da la carica ogni volta che la guardo!), quanto nella scelta dei colori, delle frasi e delle immagini.

Se ti va di provare il desktop organizzato, puoi acquistarlo sul mio SHOP.

Oppure puoi scegliere di averlo completamente PERSONALIZZATO.

Quest’ultimo lo realizzeremo insieme, su misura per te e perfettamente pensato per rispondere alle tue necessità e ai tuoi gusti.

Spero di averti dato consigli utili.

Se non hai capito qualcosa o vuoi chiedermi spiegazioni, rispondimi nei commenti qui sotto e parliamone!

Seguendo questi suggerimenti, potrai avere un computer più ordinato e funzionale, lavorare con maggiore produttività e risparmiare tempo prezioso nella ricerca dei tuoi documenti.

Prima di salutarti, voglio darti un ultimo consiglio: come ti ho già detto qualche riga fa, tieni sul pc solo i file che usi con frequenza e che conti di utilizzare solo su quel pc.

Per lo storico dei lavori che hai fatto e per tutti i file che, invece, possono servirti anche sul cellulare o da altre postazioni di lavoro, crea un Archivio Cloud e sfrutta quello.

Non sai come?

Te lo spiego QUI.

Oppure ti posso aiutare a crearlo!

Grazie per aver letto fin qui!

Tiziana

PS. Sai che ho aperto una community su Facebook dove parlo di Digitalizzazione dalle basi?

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